Het plannen van een evenement kan een stressvol proces zijn. Je moet ervoor zorgen dat je voorraden hebt voor het evenement, contact opnemen met de locatie en beslissen wie je gaat helpen. In dit artikel vind je een checklist met benodigdheden voor je evenement en enkele tips voor een succesvol evenement!
In deze onzekere tijden is het belangrijk dat je ruim van tevoren begint met het verzamelen van de benodigde materialen en het maken van een goede planning. Om goed van start te gaan met je eventplanning hebben we deze handige checklist voor je samengesteld!
Locatie
Het plannen van een evenement is niet zo gemakkelijk en eenvoudig als men zou denken. Er zijn veel dingen om rekening mee te houden, zoals de juiste locatie voor uw feest of bijeenkomst – hoe zit het als het lente wordt? Hoe zit het met zomerevenementen op het strand? Het is belangrijk dat u al deze factoren in overweging neemt alvorens een definitieve beslissing te nemen!
Als u een feest geeft, is het belangrijk om na te denken over de sfeer. De locatie is een factor die dit bepaalt en moet zorgvuldig worden overwogen voordat er beslissingen worden genomen – niet alleen waar organiseer ik mijn evenement, maar ook hoe toegankelijk zullen mensen nodig hebben om er te komen? Het klinkt misschien als een onverwachte vraag, maar het aantal vierkante meters van de oppervlakte die nodig zijn voor dergelijke evenementen (denk: aantal gasten) kan onze zoektocht helpen sturen bij het vinden van precies wat we zoeken!
Cateraar
Het vinden van het juiste cateringbedrijf is een belangrijke stap in het organiseren van uw evenement. Als je er eenmaal een gevonden hebt, kunnen zij helpen met al die hapjes en drankjes! Je hebt misschien geen professional nodig als het maar om 100 mensen of minder gaat; dit zal echter afhangen van hoeveel eten er moet worden bereid voor grotere groepen (zoals 200-plus). Het type moet ook goed bij elkaar passen: Als ik een verjaardagsfeestje heb dan past biefstuk misschien beter dan frietjes tijdens de snack – er gebeuren zoveel dingen tijdens dit soort evenementen dus laat je niet overweldigen ?
Vraag je in de eerste plaats af wat je bezoekers graag zouden eten en drinken. Op een dansfeest is het gebruikelijk dat er alcohol aanwezig is, maar dit is niet per se essentieel; de hapjes moeten nog steeds goed smaken, waarbij ook aan een aantrekkelijke presentatiefactor moet worden gedacht! Zorg daarnaast voor een vriendelijke bediening die er ook nog eens verzorgd uitziet – zodat iedereen zich tijdens zijn bezoek op zijn gemak kan vermaken!
Muziek
Wat is een evenement zonder muziek? Er zijn veel verschillende soorten en het kan moeilijk zijn om de juiste te kiezen. Niet alleen dat, maar met al die opties beschikbaar wil je voor elk wat wils! Gelukkig ligt er in deze tijd een hele wereld binnen handbereik – Google of YouTube laten elke herinnering tot leven komen, of ze nu vooruit of terugblikken op wat er eerder gebeurde…
Persoonlijk denk ik dat DJ’s ook hun plaats hebben (en live bands ook), zolang ze maar weten hoe ze het beste bij een bepaalde stemming/avond kunnen passen, terwijl ze ook de zang kunnen uitbalanceren als dat nodig is; tegenwoordig heeft zo ongeveer iedereen toegang tot zowel technologie als talent, dus er is geen excuus meer om niet iemand nieuw te proberen ?
Decoratie
Het inrichten van een evenementruimte is belangrijk om de juiste sfeer te creëren. Je wilt dat je bezoekers zich amuseren, en je hebt decoraties nodig die ervoor zorgen dat ze zich welkom voelen als ze binnenkomen! Het gaat er niet alleen om dat de muziek of de locatie bij het thema past. Er moet ook speciale aandacht worden besteed aan decoratie zoals grote bloemen en planten voor grote feesten met specifieke kleuren/opdrukken op zaken zoals tafelkleden zodat alles goed bij elkaar past in elke ruimte van het feest. Denk ook aan lichtshows als er evenementen zijn die ’s nachts plaatsvinden (zelfs zonder elektrische verlichting).
Een leuk ding gasten kunnen doen terwijl wachten rond voordat dingen beginnen zou worden met behulp van hun vrije tijd het uitzoeken van welke kleur verf chips uit blikjes.
Je hoeft niet alleen voor sfeervolle decoraties te gaan. Er zijn ook praktische manieren om je locatie feestelijker en indrukwekkender te maken! U kunt gebieden afzetten met lint met het logo of de merknaam van uw keuze, zodat het duidelijk is waar mensen zich niet mogen begeven, niet alleen om hen te beschermen tegen gevaar, maar ook om bewustzijn te creëren.
Wie nodig je uit?
Ik weet zeker dat je het druk hebt en ik weet dat dit klinkt als veel, maar er is een belangrijk ding dat niet kan wachten: de gastenlijst! Zorg dat het zo snel mogelijk gebeurt. Begin met je beste vrienden – zij verdienen een uitnodiging vanwege de tijd die je in de planning hebt gestoken (en omdat ze goed genoeg gezelschap zijn). Als die klaar zijn, ga je verder met familieleden van wie de naam hier misschien niet vaak meer genoemd wordt; misschien kun je ze zelfs een speciaal gevoel geven door ook wat verrassingsgasten op de lijst te zetten ?
Ik zal geduldig wachten terwijl mijn inbox zich vult met e-mails met lekkere traktaties van bakkerijen uit de hele stad die niets liever willen dan hun lekkernijen vandaag voor ons delen – laten we vroeg beginnen met vieren, zullen we?
Je kunt niet verwachten dat mensen komen opdagen als je ze niet op de hoogte brengt. Wees voor een evenement actief op sociale media en start een specifieke campagne die zowel online als offline is! Een combinatie hiervan zal meestal de beste resultaten opleveren als het tijd is voor je eerste organiseerervaringen met giveaways in het achterhoofd (want wie houdt er niet van gratis spullen?). Maar onthoud: vraag minder dan hun top dollar of anders zullen ze niet komen wat zou kunnen betekenen dat je veel mist ?
Maak een draaiboek
Nu kunt u aan het script gaan werken. Dit is een soort planning waarin we alle aspecten uitwerken en duidelijke instructies geven voor elk teamlid, of ze nu nodig zijn op een vergadering op kantoor of op een discussieforum op een website. Het zal gemakkelijk te volgen zijn omdat er contactgegevens vermeld staan naast elke taak die moet worden uitgevoerd!
Nu is het tijd om achterover te leunen terwijl één persoon zijn werk goed doet: ervoor zorgen dat iedereen genoeg informatie heeft over hoe de zaken ervoor staan. Dit zodat er geen verrassingen komen als we eindelijk aan de slag gaan. Stel die plannen nu op voordat er iets anders gebeurt Onze medewerkers hier willen niets liever dan rust in de wetenschap dat alles volgens plan verloopt.
Budget
Het plannen van een evenement kan stressvol en tijdrovend zijn, dus het is belangrijk om een plan te hebben. Vergeet niet dat onvoorziene kosten waarschijnlijk zullen voorkomen; je zou er zelfs achteraf achter kunnen komen! Als je raming niet dekt wat er werkelijk gebeurt tijdens het proces, pas het dan aan – maar vergeet niet waarom we die budgetten in de eerste plaats hebben vastgesteld: omdat dit tenslotte JOUW project is ? Veel succes met alles!”